Kansainvälistymisen budjetointi – paljonko on tarpeeksi?

Kansainvälistymään ryhtyvissä yrityksissä pohditaan yhtenä ensimmäisistä kysymyksistä, millainen budjetti kansainvälistymiseen tarvitaan. Joskus yritysten mielestä kaikki on liikaa, joskus erilaisten viennin palveluntarjoajien mielestä mikään ei ole tarpeeksi.

Usein kuulee, että mitään investointeja ei yrityksessä aiota tehdä, vaan halutaan saada pieniä voittoja, joiden tuottoja voidaan sitten siirtää toiminnan kasvattamiseen.

Totuus on, että yhtä totuutta ei ole.

Eurosumman sijaan kannattaakin keskittyä ensin hahmottamaan käytännön tarpeet ja miettiä niistä taaksepäin varsinaisia kulueriä (ns. counter-engineering).

Unohdetaan hetkeksi se, missä järjestyksessä budjettia tulee käyttää. Tärkein ymmärrettävä asia on, että liiketoimintasi lainalaisuudet eivät täysin muutu kansainväliseksi ryhdyttyäsi. Jos yritys Suomessa tarvitsee kaksi myyjää Uudellemaalle, yhden Keski-Suomeen ja kaksi Kainuuseen, ei voida olettaa, että yksi ihminen riittää samantasoiseen myyntiin yhtäaikaisesti koko muun maailman osalta (titteleitä kuten Sales, EMEA & Americas näkee aina välillä), vaan resursointi pitää olla suhteessa. Jos asiakaskuntasi taas vaatii asiakaspalvelua Suomessa suomeksi, voi pohtia, haluaako saksalainenkaan palvelua vieraalla kielellä.

Kv-liiketoimintasi on pitkälti toisinto liiketoiminnasta ilman KV-etuliitettä. Aloita listaamalla asiat, joita tarvitset nyt ja joita siis tulet tarvitsemaan myös kansainvälisesti. Kaikille nämä asiat eivät ole samoja, mutta useimmat yritykset tarvitsevat myyntiä, markkinointia, asiakaspalvelua, laskutusta/maksuliikennettä, toimitusketjua ja niin edelleen. Sitten siitä lähdetään kohti yksityiskohtia.

 

Prosessinäkökulma on toinen vaihtoehto hahmottaa kokonaisuus. Mitä kaikkea teillä nyt tapahtuu ennen ja jälkeen sen, kun raha kilahtaa tilille, ja missä järjestyksessä?

Muista: ei mutkia suoriksi! Jos Suomessa ei saada laadukkaita liidejä ilman tarkkaan mietittyä ja kohderyhmälle optimoitua markkinointia, ei niin käy myöskään ulkomailla. Jos myynti tapahtuu kotimaassa verkostojen välityksellä mutta verkostosi loppuvat rajalle, täytyy tämä huomioida myös myynnin budjetissa.

Seuraavaksi mieti yksi kerrallaan, mitä tarvitaan käytännössä näiden asioiden järjestämiseksi kansainvälisessä ympäristössä kun asiakkaasi puhuvat eri kieltä tai ovat fyysisesti eri paikassa. Mitä lisäosia tarvitaan? Miten prosessia pitää ylätasolla muuttaa? Mitä voidaan tehdä kotoa käsin ja mitä todennäköisesti ei?

Muista edetä pohdinnassa ja budjetissa aihepiiri kerrallaan, jotta kokonaisuus ei kasva liian suureksi, kunhan muistat palata kokonaiskuvaan aina välillä. Tärkeintä on että jokainen osa liiketoiminnastasi tulee käytyä läpi.

Vasta kun tiedät, mitä kansainvälisessä ympäristössä toimimiseen tarvitset, voit alkaa selvittämään, mitä käytännön vaihtoehtoja asioiden järjestämiseen on ja mitä nämä vaihtoehdot itse asiassa maksavat. Et voi päättää lasikopissa keskenäsi, mitä jonkin asian järjestäminen maksaa. Eri vaihtoehdot sen sijaan ovat eri hintaisia, ja siksi vaihtoehdot on hyvä selvittää, mutta valitettavasti asiat eivät muutu ilmaisiksi tai riskittömiksi kansainvälisessäkään kontekstissa.

Nykypäivänä kansainvälistäminen on mukavaa, kun kommunikaatio pelaa ja on niin paljon globalisaation kivasti fasilitoimia palveluita yrityksen ydintoimintojen järjestämiseen, joita voi hallinnoida myös etänä. Sinusta voi alkuun tuntua siltä, että vaihtoehtoja esimerkiksi myynnin järjestämiseen toisessa maassa on kauhean vähän tai vain yksi (eli esimerkiksi antaa koko markkinan myynti jonkun random agentin käsiin tai vastaavaa). Mutta oikeasti vaihtoehtoja ON muitakin. Palaa siis aina siihen mitä TE yrityksenä tarvitsette, ja etsi sitten sitä kunnes löydät. 

Älä innostu liian nopeasti jonkun ehdottamasta vaihtoehdosta tai yhteydenotosta, jossa joku lupaa viedä teidät USA:n markkinoille ja takaisin ennen kuin ehdit sanoa “käärmeöljykauppias”, vaan lisää ehdotus listalle ja mieti rauhassa, vastaako se itse asiassa siihen tarpeeseen, johon tässä yritettiin vastausta löytää. Tärkeintä on strateginen ymmärrys siitä, MITÄ olette tekemässä, ei yksi yksittäinen toimenpide tai sen hinta.

Jo tästä kuvauksesta varmasti huomaat, että jos (kun) joudut monistamaan koko bisneksesi kansainvälisesti, menoja on helposti toisen kokonaisen firman verran. Kenellä siihen sitten on varaa?

 

Tässä kohtaa asioiden järjestys kuitenkin astuu kuvioon. Kyllä, harva kansainvälistyminen onnistuu täysin ilman alkuinvestointeja (koska liiketoiminnan kasvattamiseen liittyy usein muutenkin investointeja, kuuluisastikin kiteytettynä you gotta spend money to make money) joten laske niitä mukaan.

Kuitenkin juuri siksi kokonaisuuden hahmottaminen on niin tärkeää, koska kun tiedetään mitä ollaan tekemässä, voidaan pakasta erottaa ne erät, jotka ehdottomasti pitää olla paikallaan ennen kuin rahaa voi tulla sisään uusilta kansainvälisiltä asiakkailta, ja kohdistaa alkuinvestoinnit niihin, oikeassa järjestyksessä. Täten myös alkurahoitustarve on tiedossa realistisesti, eikä homma hyydy käsiin ennen kuin yhtään myyntikontaktia on saatu puhelimen päähän.

 

Ydintoimintojen ja tavanomaisten prosessien lisäksi sinun tulee arvioida seuraavat tarpeet, joita yritykselle kansainvälistymisen myötä välttämättä syntyy:

Tiedon tarve = Asiat joita tiedät että et tiedä, ja asiat joita et tiedä ettet tiedä. 

Suomi ei ole maailma pienoiskoossa, eli maailmalla voi tulla vastaan asioita, joihin varautuminen kannattaa, ja asiakkaatkin haluavat erilaisia juttuja kulttuurista riippuen. Ensimmäiseksi kaikille varmasti tulee mieleen heti rynnätä ostamaan lähin markkinatutkimus. Kaikkia markkinatutkimuksia ei kuitenkaan ole luotu samanlaisiksi, ja juuri siksi tässä pätee sama kaava kuin koko budjetissakin: kun ensin mietit, mitä vastauksia tarvitset, on helpompi arvioida, millaisesta tutkimuksesta ja tiedosta kannattaa maksaa. (Ilmainen vinkki: jos löydät tiedon yksinkertaisella Google-haulla, siitä ehdottomasti ei kannata maksaa).

Osaamisen tarve = Mitä teillä jo osataan ja mihin taas tarvitaan kansainvälisesti toimittaessa lisää käsiä tai erilaisia taitoja? 

Avainsanana osaamistarpeiden arvioinnille on laatu. Osaatko myydä ja markkinoida espanjalaiselle yhtä laadukkaasti kuin suomalaiselle? Saako puolalainen samanlaatuista palvelua tiimiltäsi kuin suomalainen asiakas, vai tarvitaanko pyydetyn hinnan arvoisen kokemuksen tarjoamiseen jotakin lisää?

 

Budjettirealismi lähtee ennen kaikkea käytännöstä. Näemme paljon yrityksiä, jotka ovat a) jättäneet useita liiketoimintansa ydintoimintoja budjetista kokonaan, tai b) keskenään päättäneet paljonko asiat maksavat, ja näin ollen arvioineet kansainvälistymisen kustannukset auttamatta väärin. Älä sinä ole “monet yritykset”. Ole realisti.

 

Loppuun pari samaisten yritysten virheistä opittua ylätason vinkkiä:

• Älä hötkyile. Kukaan ei pakota maailmalle heti tällä viikolla, ja jos pakottaa, niin tarjoa hänelle tynnyri, jossa hän voi polttaa kansainvälistymiseen tarkoitetut tuhatlappuset yksi kerrallaan, jos se kerran on niin houkutteleva vaihtoehto.
• On parempi tietää nyt, että onnistuneen kansainvälistymisen rahoittaminen on tällä hetkellä budjetillisesti yritykselle liikaa, kuin polttaa kaikki liikenevä budjetti alkumatkaan, jonka jälkeen homma jää siihen.
• Älä jää jumiin yksittäisiin toimenpiteisiin. Kansainvälistyminen ei ole yhtä kuin hakukonemainonta ranskaksi, eikä se ole myöskään yksittäisellä ruotsalaisella asiakkaalla taputeltu.
• Keskity kokonaisuuteen ja sen hahmottamiseen. Jos toivot käytännön apua, me autamme.

Jos kansainvälistyminen ja siihen vaadittavan budjetin hahmottaminen tuottavat harmaita hiuksia ja tarvitset siihen tukea, tutustu Roadmap-palveluun täältä.

Jos budjetin laskeminen on jo hanskassa, mutta haluat tietää, millaista julkista rahoitusta on saatavilla kansainvälistymisen vaiheisiin, suosittelemme tutustumaan kumppaniimme Grantsiin osoitteessa grants.fi tai ottamalla yhteyttä suoraan Hakasen Jariin: jari.hakanen@grants.fi, 0400555033